Olympiade

Protel Hotelsoftware verwaltet das „größte Hotel der Welt“

Die Protel Hotelsoftware aus Dortmund und deren griechischer Partner Hospitality Integrated Technologies S.A. (HIT) stellen für die Olympischen und Paralympischen Spiele in Athen ein zentrales Reservierungssystem bereit. Organisatoren, die griechische Regierung und der private Bereich arbeiten zusammen an der Herausforderung, im August Unterkünfte und Service für 46.000 Menschen zu organisieren. Protel Software Systeme liefern die für die Verwaltung dieses Großprojektes notwendige IT-Umgebung. Das deutsche Unternehmen ist für das gesamte Verfügbarkeitsmanagement der Olympischen Spiele 2004 zuständig. Um das Ressourcenmanagement vor und während der Olympischen Spiele zentral zu koordinieren und zu verwalten, wird die Zentrallösung Protel for Headquaters (Protel HQ) eingesetzt. Das Olympische Dorf sowie die acht Medien-Dörfer sind jeweils mit einem Protel Front Office System ausgestattet. Um allein den operativen Ablauf des Olympischen Dorfes optimal zu gestalten, gibt es 28 Rezeptionen (Residence Center), wo mehr als 150 Empfangsmitarbeiter/innen mit deren Managern sowie 28 Housekeeping-Verantwortliche mit den entsprechenden Zimmermädchen das Dorf wie ein großes Hotel führen. Das Protel System verfügt insgesamt über 175 Arbeitsplätze. Auch die Unterkünfte in den neun Medien-Dörfern, wie z.B. der Campus der Athener Universität und der Campus der Polytechnischen Schule, werden während der Spiele wie Hotels geführt und durch Protel Front Office unterstützt. Dazu werden über 400 Bediener für den Umgang mit der Protel Hotelsoftware geschult. Neben dem System Protel Front Office kommen im Olympischen Dorf auch Protel Sales & Marketing und Protel Bankett zum Einsatz. So können die zahlreichen Termine, Aktivitäten und Veranstaltungen der einzelnen Teams organisiert werden. Die einzelnen Protel-Systeme in den Dörfern sind mit dem Athens 2004 Head Office, der Zentrale des Hospitality & Accommodation Department, verbunden. In der Zentrale verwalten die Mitarbeiter mit Protel HQ sämtliche Verfügbarkeiten und reservieren Zimmer für Gruppen und Einzelreisende. Über ein zusätzliches Tool können die Mitarbeiter in der Reservierungsfunktion Fotos und Grundrisse jedes einzelnen Appartements und jedes Häuserblocks aufrufen. Auch die Erstellung von Reservierungsverträgen und Rechnungen sowie das Verwalten von Vorauszahlungen und Debitoren erfolgt über das zentrale Reservierungssystem Protel HQ. Vor Anreise der ersten Gäste werden sämtliche Reservierungen automatisch an die einzelnen Protel Front Office Systeme im Olympischen Dorf und den Medien Dörfern übertragen. Die Mitarbeiter führen von hier aus die Front-Office-Funktionen wie Check-In/Check-Out, Erstellung von An-, Abreise- und Gästelisten, Housekeeping und Rechnungserstellung durch. Die Verfügbarkeiten der vier Olympischen Hotels (Athens Hilton, Divani Caravel, Holiday Inn, Best Western Ilisia Hotel) sowie der 230 weiteren Hotels und sieben Kreuzfahrtschiffe werden ebenfalls über das zentrale Protel HQ verwaltet. Der Clou: das web-basierende Informationssystem, das auf die Daten des Protel HQ zugreift. Dieses Guest-Locator-Information-System zeigt den Athleten und Gästen bei Ihrer Ankunft, in welchem Hotel sie untergebracht sind und wie sie auf dem schnellsten Weg dorthin gelangen. Dazu befinden sich am Athener Flughafen, am Hafen von Piräus und am Internationalen Presse Center Terminals, an denen die Gäste entsprechende Informationen abrufen können.

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