Mahlzeitenzuschüsse

Essensmarken mit Tücken


Seit Januar gelten zum Teil neue steuerliche Regelungen für Barzahlungen und Restaurantschecks.
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Seit Januar gelten zum Teil neue steuerliche Regelungen für Barzahlungen und Restaurantschecks.

Arbeitgeber ohne Betriebsrestaurant können Essensmarken oder Restaurantschecks ausgeben oder arbeitstägliche Mahlzeitenzuschüsse, also Barzuschüsse zahlen. Was Unternehmen neuerdings steuerlich bei Essensmarken und Restaurantschecks beachten müssen, erläutert unser Experte Hans-Ulrich Dietz.

Sowohl die Herausgabe von Essensmarken beziehungsweise Restaurantschecks als auch die Zahlung von Mahlzeitenzuschüssen setzen unter anderem nach den Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Absatz 7) und dem ergänzenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. Januar 2019 voraus, dass
  • tatsächlich eine Mahlzeit vom Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind;
  • für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke beziehungsweise ein Zuschuss täglich beansprucht werden kann;
  • der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit (2019 = 3,30 €) um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und
  • der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern in den ersten drei Monaten einer Auswärtstätigkeit beansprucht werden kann.

Mit dem ergänzenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. Januar 2019 wird unter anderem klargestellt, dass bei Beachtung der vorstehenden Voraussetzungen es auch zulässig ist, dass der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile seiner Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen, also etwa einem Supermarkt, Kiosk oder Restaurant erwirbt. Dass dies allerdings bei der papierhaften Essenmarke aufgrund des Verbots der (teilweisen) Barauszahlung technisch nicht durchführbar ist, wird einem Praktiker erst bei der geplanten Umsetzung bewusst. Da zwischenzeitlich viele Anbieter das Medium der Essensmarke elektronisch bereitstellen, ist hier die Verwendung bei unterschiedlichen Einlösestellen "steuerunschädlich" machbar.

Vorratskauf nicht steuerbegünstigt

Weiterhin führt das oben genannte Schreiben aus, dass der Erwerb an einem Tag für den Verbrauch an anderen Tagen (sog. Vorratskauf) für eine steuerbegünstigte Behandlung ausgeschlossen ist. Hierfür gewährte Zuschüsse sind nicht als Sachbezugswert, sondern als Barlohn zu erfassen.

Gleiches gilt auch für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat. Kauft der Arbeitnehmer nun an einem Montag – weil im Sonderangebot – fünf Fruchtjoghurts, so stellt sich die Frage, ob diese taggleich oder in den nächsten Tagen verzehrt werden. Während ein taggleicher Verzehr im Extremfall vielleicht gesundheitsschädlich sein könnte, darf sich der Steuerrechtler hier entspannt zurücklehnen: Eine Bewertung mit dem Sachbezugswert ist erlaubt. Werden die nicht verzehrten Fruchtjoghurts jedoch im Kühlschrank für den Verzehr in den nächsten Tagen bereitgehalten, muss der Arbeitgeber handeln. Denn die steuerlich günstige Bewertung scheidet hier aus.

Es bleibt zu hoffen, dass die Finanzverwaltung hier noch eine Feinjustierung dieser Regelung vornimmt. Sonst müssen künftig die Einkaufs- und Verzehrgewohnheiten zur Vermeidung von Steuerrisiken aufgezeichnet werden. Bei den betroffenen Arbeitnehmern, Compliancebeauftragten, Datenschützern und Betriebsräten kann sonst der Appetit auf eine steuerlich subventionierte Mahlzeit schnell vergehen.



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