Trouble Shooter

Steuerunterlagen richtig entrümpeln

StBin Simone Langbein, ETL ADHOGA Verbund, aus Freital, spezialisiert auf die Beratung von Hotels und Gaststätten.
©ronny rozum
StBin Simone Langbein, ETL ADHOGA Verbund, aus Freital, spezialisiert auf die Beratung von Hotels und Gaststätten.

Neues Jahr, neues Glück und für viele auch die Gelegenheit, Ordnung in die alten Unterlagen zu bringen. Doch was darf, rein steuerlich, wirklich vernichtet und was muss doch besser noch aufbewahrt werden, um weder Ärger bei der Betriebsprüfung noch Geldbußen zu riskieren?

Dieser Text erschien zuerst in der Februar-Ausgabe der foodservice. Jetzt im E-Paper lesen

Steuerrelevante Unterlagen müssen zwar nicht ewig aufbewahrt werden, sie dürfen aber auch nicht zu früh in den Papierschredder wandern. In der Regel sind Dokumente 6 oder 10 Jahre aufzubewahren und können erst danach vernichtet werden.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

  • Buchungsbelege
  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

  • Geschäftsbriefe sowie Antworten der abgesandten Geschäftsbriefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist können daher ab 1. Januar 2020 vernichtet werden, wenn die letzte Eintragung im Jahr 2009 erfolgte. Für Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist ist der 31. Dezember 2013 der Stichtag.

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, wenn das Finanzamt bis zum 31. Dezember 2019 schriftlich eine Außenprüfung angekündigt hatte!

Diese Ausnahmen gibt es

In Ausnahmefällen müssen Unterlagen noch länger aufbewahrt werden, z. B. wenn das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist oder Steuerbescheide einzelner Jahre noch nicht bestandskräftig geworden sind.


Daneben sollten Unterlagen, die dauerhaft von Bedeutung sind, so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können (z. B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge). Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Dokumente in Papierform handelt oder um elektronisch erstellte und archivierte Unterlagen.
Schicken Sie uns Ihre Frage
Sie haben ein Problem, das Sie nicht alleine lösen können? Senden Sie uns Ihre Frage mit dem Stichwort "Trouble Shooter" an foodservice@dfv.de. Wir werden Ihnen gerne helfen.



stats